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Avec le projet Adia, le Groupe Adecco renouvelle sa confiance dans les solutions ReadSoft



PARIS, May 23 /PRNewswire/ -- Après le succès du déploiement de la solution ReadSoft de dématérialisation de factures chez Adecco France, le Groupe étend le projet à sa filiale Adia. Une meilleure visibilité comptable, une organisation optimisée et une meilleure synergie avec les achats ont convaincu le leader mondial des services en ressources humaines.

Le Groupe Adecco est né de la fusion en 1996 entre Adia et Ecco. Coté au NYSE, à Paris, et à Zurich, le Groupe (CA 2005 : 18.3 milliard d'euros) est particulièrement soucieux d'améliorer le contrôle et la traçabilité de ses activités dans le monde entier. Le projet d'automatisation du traitement des factures s'inscrit dans ces exigences.

Pour tester la plate-forme ReadSoft retenue, et valider l'acceptation de la solution par les utilisateurs, le périmètre du projet a d'abord été restreint à Adecco France. La rapidité du déploiement et le succès de la mise en production ont convaincu le Groupe d'étendre le périmètre aux activités d'Adia, dont la marque a été conservée en France. Capitalisant sur l'expérience acquise lors du projet précédent, Adia a pu mettre en production sa propre plate-forme ReadSoft sans aucune difficulté.

Aujourd'hui, ReadSoft DOCUMENTS for Invoices traite près de 130 000 factures par an.

Une meilleure visibilité comptable

Les objectifs de la Direction comptable étaient nombreux : il fallait augmenter les analyses et les contrôles, simplifier et automatiser les travaux, donner plus de valeur ajoutée aux métiers des comptables et enfin rationaliser les circuits des documents. "Le Groupe Adecco se conformait déjà aux exigences Sarbanes-Oxley, mais avec le projet ReadSoft nous avons voulu renforcer certains processus", explique Bruno Chaventon, Chargé de Mission chez Adecco. "Nous avons ainsi amélioré le processus de validation des factures en tenant compte des centres de coût et des plafonds de validation attribués à chaque personne. Nous avons près de 4000 valideurs sur les deux entités, dont la majorité est en agence."

Les services de la comptabilité fournisseurs d'Adecco France (8 personnes) et d'Adia (5 personnes) ont été organisés au sein d'un centre de services partagés. En centralisant la réception des factures au siège, le Groupe redonne ainsi plus de temps commercial aux agences pour le commercial et le recrutement.

Le projet de dématérialisation des factures a eu des impacts bénéfiques à plus d'un titre :

- Le processus de traitement est sous contrôle :

- Prises en charge dès leur arrivée, les factures ne peuvent plus être perdues ; tout au long du traitement, les flux sont tracés.

- La visibilité financière est meilleure :

- Les données étant intégrées plus rapidement dans l'ERP financier PeopleSoft, l'état des dettes fournisseur est connu plus vite.

- La circulation des documents est facilitée :

- La dématérialisation permet une circulation instantanée des factures sur tout le cycle de traitement, archivage compris. Ce faisant, le Groupe a réduit un poste de coût très important : les frais d'affranchissements.

- Les relations avec les fournisseurs sont améliorées :

- Ils savent qu'il suffit d'appeler au siège pour avoir des informations rapides sur les paiements. En outre, les comptables ont été spécialisés par fournisseur pour favoriser une plus grande qualité de dialogue.

- Une synergie avec le service achat va pouvoir se développer : grâce à une vision consolidée sur les factures, la Direction Comptable est en mesure de communiquer des informations précises sur chaque fournisseur.

La plate-forme ReadSoft

Le circuit des factures est entièrement automatisé, pris en charge de bout en bout par ReadSoft. Réceptionnées au siège, elles sont scannées puis interprétées. Chaque nuit, le fichier fournisseur émis par PeopleSoft envoie une liste à ReadSoft pour faciliter le travail de validation et limiter au maximum les interventions humaines. Les informations extraites des factures sont ensuite envoyées dans le workflow de validation, alimenté en amont par un méta-annuaire. Celui-ci fournit la liste des valideurs en fonction du centre de coût et des plafonds de validation attribués à chaque personne. Averti par mail, le valideur accède directement à l'image de la facture via le web. Il peut alors l'accepter, la refuser, ou en valider une partie et re-router vers un second valideur une autre partie de la facture. Une fois la facture validée, les données sont envoyées dans PeopleSoft et l'image de la facture stockée dans une base d'archives avec les index qui permettront de la consulter ultérieurement.

"Nous avons choisi la solution ReadSoft pour la complétude de l'offre et les qualités ergonomiques de l'outil. Par ailleurs, nous avions déjà éprouvé leurs compétences pour avoir travaillé avec eux en Espagne, en Italie et en Suède sur d'autres projets de traitement de documents", précise Olivier Cachat, Adecco Group Document Manager. "Nous sommes également en train de déployer avec ReadSoft une solution d'automatisation du traitement des relevés d'heure en Angleterre."

A propos de ReadSoft

ReadSoft est l'éditeur de logiciels leader sur le marché de l'Automatisation des Documents. La vision de ReadSoft est de libérer partout les entreprises du traitement manuel des documents. Côté à la Bourse de Stockholm depuis 1999, ReadSoft compte aujourd'hui plus de 3 500 clients et dispose de filiales dans 11 pays. Dans chaque pays, les équipes Professional Services déploient les solutions chez les clients et assurent le support dans la langue locale. Créée en 1997, la filiale française compte aujourd'hui près de deux cent clients.

    
    Pour plus d'information, merci de contacter :

    Jerôme Nicolet
    Directeur Général ReadSoft France
    +33-(0)1-34-93-28-13
    Jerome.nicolet@readsoft.com

    Sylvie Bloeme
    Chargée de communication
    +33-(0)1-56-24-87-89
    sylvie.bloeme@wanadoo.fr

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Communiqué envoyé le 23 mai 2006 à 06:55 et diffusé par :