La vérificatrice générale de Laval présente son rapport annuel 2019

« Un regard objectif et indépendant »

LAVAL, QC, le 8 juill. 2020 /CNW Telbec/ - La vérificatrice générale de Laval, Mme Véronique Boily, a présenté hier, au conseil municipal, son rapport annuel 2019 dans lequel elle pose un regard objectif et indépendant sur la performance de la Ville, ainsi que sur la fiabilité des états financiers et la conformité aux lois et règlements de la Ville et des entités de son champ de compétences.

« Ce quatrième rapport, produit depuis mon entrée en fonction, met en lumière des problématiques communes qui émergent de l'analyse des divers sujets audités à la Ville. La Ville peut profiter de cet état de fait pour aller au-delà du traitement isolé des constats et des recommandations portant sur chacun des sujets présentés dans le rapport. C'est l'occasion pour elle d'explorer les causes profondes de ces problématiques et de développer des solutions qui permettraient de prévenir ces situations dans le futur, et surtout d'être plus proactive dans l'amélioration de certaines facettes clés de sa gestion. », a déclaré Véronique Boily.

Audit des états financiers

Pour 2019, l'équipe du Bureau du vérificateur général de Laval (BVGL) a produit un rapport de l'auditeur sans réserve pour les états financiers consolidés de la Ville, conjointement avec le vérificateur externe.

Audits de performance

Elle a également effectué six audits de performance qui donnent lieu à différentes recommandations.

Gestion des cours d'eau et entretien des ouvrages de gestion des eaux pluviales
Au cours des dernières années, la Ville a signifié son grand intérêt à protéger et à mettre en valeur ses cours d'eau intérieurs, et à promouvoir des pratiques de gestion écologique des eaux pluviales. Plus de 800 ouvrages de gestion des eaux pluviales (OGEP), principalement des bassins de rétention, sont présents sur le territoire lavallois. Ils servent à réduire les volumes et les débits des eaux pluviales, ainsi que, pour certains, la quantité de contaminants rejetés vers les cours d'eau ou vers le réseau d'égouts.

Or, la Ville n'a pas défini les rôles des services municipaux de manière à assumer efficacement ses responsabilités en matière de gestion de cours d'eau et d'entretien d'OGEP, notamment celle de retirer les obstructions pour assurer le libre écoulement de l'eau. Ainsi, la Ville agit principalement sur les cours d'eau en réaction à des demandes ou en raison des exigences légales ou réglementaires : plusieurs problématiques décelées n'ont pas été réglées à ce jour. De plus, la Ville n'a pas déployé de programme d'inspection et d'entretien préventif pour la majorité des OGEP publics ni tenu à jour un registre d'inspection, et ce, malgré les multiples engagements du comité exécutif à cet égard depuis 2012.

D'une gestion réactive, souvent dans l'urgence, la Ville doit passer à une gestion plus stratégique de ces enjeux, en misant sur la planification. Ainsi, elle pourra assurer la santé de ses ruisseaux et se doter des moyens nécessaires pour mettre en oeuvre une gestion durable des cours d'eau et des eaux pluviales.

Transactions immobilières

Un échantillon composé de six acquisitions de gré à gré d'actifs immobiliers (47,5 M$), d'une disposition par appel d'offres public (2,7 M$), et d'une disposition de gré à gré (0,48 M$) a été analysé pour conclure que la Ville a agi trop souvent tardivement sans une réelle planification, ce qui l'a parfois placée en situation de vulnérabilité face aux parties avec lesquelles elle a eu à négocier. Pour ces transactions, dont certaines sont de haute valeur, elle ne gère pas assez étroitement les risques relatifs.

De plus, des améliorations sont nécessaires, notamment en ce qui concerne la documentation et le contrôle de la qualité de l'évaluation des valeurs marchandes, la consignation des éléments importants durant la période de négociation, la fiabilité des résultats des vérifications diligentes lorsque l'évaluation de l'état des immeubles est effectuée en régie interne, et l'usage qui est fait de ceux-ci. Les processus sont aussi mal adaptés aux réalités relatives à certaines transactions, comme les dispositions de terrains stratégiques destinés au développement économique.

« Nos constats sont importants. Ils font ressortir la nécessité d'améliorer les encadrements et les pratiques pour assurer la qualité des analyses et des évaluations. Ils visent également à garantir le bien-fondé des transactions réalisées ainsi que l'objectivité du processus décisionnel afin que les consentements donnés par les autorités compétentes soient pleinement éclairés », précise Véronique Boily.

Gestion contractuelle à la Société de transport de Laval (STL)

Le processus de gestion contractuelle est complexe et comprend plusieurs étapes. Il est donc important que tous les intervenants appliquent les meilleures pratiques en amont du lancement de l'appel d'offres ou de la signature du contrat.

Plusieurs observations relevées lors des travaux constituent des éléments essentiels dans le cadre d'une bonne gestion contractuelle et sont présents à la STL. Néanmoins, plusieurs constats démontrent que le processus nécessite des améliorations.

Principalement, l'équipe du BVGL a constaté que les mesures en place ne prévoient pas d'autorisations formelles à toutes les étapes importantes du processus, ce qui ne favorise pas l'imputabilité. De plus, plusieurs lacunes concernant les outils de gestion et de contrôle appuyant le processus de gestion contractuelle ont été soulevées. Ces lacunes ne favorisent pas la concurrence et exposent la STL à un non-respect du cadre normatif, à un choix de mode de sollicitation inadéquat et à des risques d'irrégularités. Par exemple, les politiques et le guide de référence ne sont pas à jour et présentent des informations non harmonisées. De plus, il n'existe pas de processus structuré de formation pour le personnel impliqué dans la gestion contractuelle ni d'habilitation sécuritaire.

Sécurité de l'information numérique

La Ville dispose d'une foule de renseignements pour réaliser sa mission et tout comme d'autres organisations, elle est confrontée à des menaces, comme des cyberattaques ou des fraudes informatiques internes, qui peuvent compromettre la sécurité de ses informations.

L'objectif de la mission était de déterminer si la Ville a mis en place les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de l'information numérique dont elle est responsable. Pour des enjeux de sécurité, le Bureau du vérificateur général a publié seulement une partie du résultat de ses travaux.

Entretien et réparation des composantes des immeubles

Les actifs immobiliers de la Ville de Laval comprennent 372 immeubles qui incluent diverses composantes, comme des ascenseurs, des systèmes de chauffage, de ventilation et autres types d'équipements.

Les programmes d'entretien préventif et les calendriers de réalisation des travaux sont incomplets. La Ville ne peut donc planifier et suivre efficacement les travaux d'entretien des composantes. De plus, le logiciel utilisé par le Service ne lui offre pas le support suffisant pour lui permettre d'optimiser la gestion de ses processus et obtenir une information de gestion.

Parmi les recommandations de cet audit, certaines avaient déjà été émises dans le rapport annuel 2009 de la vérificatrice générale.

Traitement des élus municipaux

La rémunération des élus municipaux prévoit plusieurs modes de rétributions et est déterminée par des lois et des règlements. Selon les résultats de nos tests, la Ville de Laval verse ses rétributions à ses conseillers conformément à la réglementation en vigueur.

Observations de la vérificatrice générale

La vérificatrice générale a observé des lacunes en matière de planification stratégique des transactions immobilières et de planification opérationnelle à l'égard de gestion des cours d'eau et d'entretien des ouvrages de gestion des eaux pluviales, ainsi que de l'entretien préventif des composantes des immeubles. Pour ces trois sujets, les analyses des coûts étaient également déficientes.

De même, l'insuffisance de données sur les actifs de la Ville a été constatée en matière de gestion des cours d'eau et d'entretien des ouvrages de gestion des eaux pluviales, d'entretien des composantes des immeubles et de sécurité de l'information.

Le manque de clarté dans la définition des rôles et responsabilités des services municipaux est une autre problématique décelée dans trois audits menés en 2019. Cette lacune entraîne diverses conséquences, par exemple des demandes d'intervention des citoyens en matière de gestion des cours d'eau sont fréquemment réacheminées d'un service à un autre.

Finalement, elle a constaté que l'information fournie aux décideurs n'est pas toujours suffisante, tant en matière de transactions immobilières, qu'à l'égard des objectifs et des engagements de la Ville en matière de gestion de cours d'eau et d'entretien des ouvrages de gestion des eaux pluviales.

Suivi des recommandations

L'approche vise à s'assurer que la Ville met en oeuvre des plans d'action de façon à donner suite aux recommandations formulées par le Bureau du vérificateur général dans un délai maximal de quatre ans. Le taux d'application des recommandations est de 73 % en 2019, comparativement à 91 % en 2018 et 86% en 2017.

Le rapport annuel 2019 du Bureau du vérificateur général et tous les rapports précédents sont disponibles sur le site internet de la Ville de Laval dans la section Administration municipale et la sous-section Comités, organismes et services-conseils.

SOURCE Bureau du vérificateur général de Laval