La vérificatrice générale de la Ville de Montréal dépose son rapport annuel 2019

« Un regard objectif et indépendant sur la qualité de la gestion des fonds publics »

Neuf rapports d'audit financier, un mandat sur la conformité aux lois et règlements et 10 audits de performance

MONTRÉAL, le 16 juin 2020 /CNW Telbec/ - La vérificatrice générale de la Ville de Montréal, M^me Michèle Galipeau, a déposé hier au conseil municipal son 4^e rapport annuel, conformément aux dispositions de la Loi sur les cités et villes (LCV). Le Rapport du vérificateur général de la Ville de Montréal pour l'exercice terminé le 31 décembre 2019 présente les résultats des audits financiers, des audits de conformité aux lois et règlements et des audits de performance et des technologies de l'information (TI).

« Comme pour plusieurs organisations, la crise de la COVID-19 a forcé notre bureau à passer rapidement en mode télétravail pour mener à terme ses travaux d'audit et s'assurer de présenter un regard objectif et indépendant sur la gestion des fonds publics. Nous avons adapté nos façons de faire et fait preuve de beaucoup de flexibilité. Je tiens à remercier tous les membres de mon équipe et à souligner leur agilité, leur dévouement et leur adaptabilité dans ces circonstances exceptionnelles. Il est évident que cette crise aura une incidence sur nos façons de travailler, mais aussi sur le choix des futurs mandats que nous réaliserons », a souligné ce matin M^me Galipeau, vérificatrice générale, lors de sa présentation aux membres du conseil municipal.

Pour 2019, la vérificatrice générale a produit des rapports de l'auditeur sans réserve pour les états financiers consolidés de la Ville de Montréal (la Ville), sur le tableau de ventilation des charges mixtes ainsi que pour cinq organismes pour lesquels le Bureau du vérificateur général de Montréal (BVG) a choisi de procéder à l'audit en vertu de la LCV. Le rapport expose aussi les résultats des travaux effectués par le BVG pour les 235 organismes ayant reçu au moins 100 000 $ en subventions de la Ville, pour un total de 112,8 M$. Le rapport présente également les résultats de 10 missions d'audit de performance et des TI, dont un audit afférent à des tests d'intrusion logique dont les détails ne sont pas dévoilés.

1.  Gestion de la conformité et de la sécurité des réservoirs de produits pétroliers

L'exploitation des réservoirs de produits pétroliers appartenant à la Ville n'est pas faite en complète conformité avec les dispositions de la loi. À la lumière des sites analysés dans les unités d'affaires auditées, le BVG a noté, entre autres, l'absence de certains permis pour exploiter des réservoirs de produits pétroliers à risque élevé, une documentation incomplète pour certains sites, dont au moins un réservoir de produits pétroliers à risque élevé, l'absence d'un plan de gestion de la désuétude des réservoirs et un entretien préventif qui n'est pas suffisamment planifié et documenté. Considérant que le risque nul n'existe pas, la Ville ne serait pas en mesure de faire une démonstration juste de la rigueur avec laquelle elle a agi à titre de propriétaire responsable d'un réservoir de produit pétrolier en cas d'incident.

2.  Protection des milieux naturels

La Ville doit encore faire des efforts importants en matière d'investissements pour atteindre la cible de protection des milieux naturels terrestres inscrite dans le Schéma d'aménagement et de développement de l'agglomération de Montréal. Bien que les investissements autorisés par la Ville permettront de réaliser les acquisitions prévues, le plein potentiel de protection des milieux naturels n'est pas connu, et plusieurs milieux naturels n'ont pas de statut de conservation. La stratégie de la Ville pour atteindre les objectifs manque de précisions quant aux actions à poser pour chaque milieu naturel considéré comme étant à protéger. En outre, elle ne précise pas le rôle que les arrondissements et les villes liées doivent jouer pour atteindre ces objectifs. Aucune reddition de comptes quant à l'atteinte de la cible n'a été effectuée au conseil d'agglomération. Mais au-delà de l'atteinte de cette cible, la Ville doit se donner les moyens pour maintenir la valeur écologique des milieux ainsi protégés, autant d'un point de vue financier que sur le plan de la planification et de la gestion.

3.  Gestion du Plan d'adaptation aux changements climatiques (PACC)

Afin de faire face aux conséquences des changements climatiques, le conseil d'agglomération de Montréal a adopté, en décembre 2015, le Plan d'adaptation aux changements climatiques 2015-2020, lequel comprend des mesures d'adaptation que doivent mettre en oeuvre les services et les arrondissements de la Ville ainsi que les villes liées.

À la lumière du seul bilan officiel qui a été produit en octobre 2019, le BVG estime qu'il est difficile d'avoir un aperçu du portrait global et de connaître précisément le degré de mise en oeuvre des mesures et des engagements d'adaptation. La gestion du Plan d'adaptation devrait être améliorée sur différents aspects, notamment en ce qui concerne la clarification des compétences des instances impliquées, la planification de la mise en oeuvre des mesures et des engagements d'adaptation (p. ex., la méthodologie, l'évaluation de l'efficacité, la priorisation, les cibles et les indicateurs), le suivi, la veille pour le développement des connaissances et la reddition de comptes.

Le Plan d'adaptation arrive bientôt à échéance, et les répercussions des changements climatiques sont de plus en plus importantes et elles affectent la Ville dans ses actifs et ses activités. Il importe que le prochain Plan climat de la Ville permette la planification et la mise en oeuvre de mesures d'adaptation concrètes et structurantes pour produire des résultats qui devront être mesurables. Il en va de sa capacité à assurer les services aux citoyens et leur sécurité.

4.  Gestion du matériel roulant

Considérant l'importance de la flotte de véhicules et du parc d'équipements, la Ville devrait d'abord s'assurer de la concordance des inventaires de véhicules entre les différentes bases de données et aussi avec ceux réellement sur le terrain. Même si des efforts ont été consacrés au rattrapage du déficit cumulé de désuétude du matériel roulant lui appartenant, la Ville doit avant tout améliorer la disponibilité et la qualité des données colligées pour l'ensemble de la flotte de véhicules et du parc d'équipements, et ce, dans les meilleurs délais. La Ville doit mettre en place, tout comme les bonnes pratiques le prévoient, des mécanismes permettant de repérer les véhicules à remplacer en tenant compte de leur utilisation, de l'ensemble des coûts associés tout au long de leur cycle de vie et de leur vocation.

5.  Gestion de la relève des ressources humaines

La Ville fait face à des enjeux majeurs en matière de main-d'oeuvre, puisque 25 % de ses employés seront admissibles à la retraite au cours des cinq prochaines années et qu'une hausse de départs volontaires et du taux de roulement est constatée.

Des améliorations doivent être apportées en ce qui a trait à la communication formelle des rôles et responsabilités en matière de gestion de la relève, à la disponibilité et à l'accès aux données et indicateurs pertinents au diagnostic des vulnérabilités ainsi qu'à la formation adaptée aux besoins des intervenants impliqués. De plus, la Ville doit établir des plans d'action dans lesquels des mesures auront été priorisées. Des objectifs mesurables doivent également être définis pour évaluer l'atteinte des bénéfices escomptés par cette démarche, et des mécanismes de reddition de comptes doivent être mis en place.

Considérant l'ampleur des enjeux de main-d'oeuvre et le contexte actuel du marché de l'emploi, un changement de culture s'impose. Ce changement est nécessaire pour que la pratique de gestion de la relève au sein de l'ensemble des unités d'affaires s'effectue selon un mode prévisionnel et stratégique pour en assurer la pérennité et favoriser le maintien de la prestation de services aux citoyens.

6.  Gestion des programmes municipaux d'habitation découlant de l'entente-cadre « Réflexe Montréal »

Le statut particulier de métropole, accordé par le gouvernement du Québec, confère à la Ville une autonomie et des pouvoirs accrus en matière d'habitation concrétisés dans l'entente sectorielle entre la Ville et la Société d'habitation du Québec (SHQ). Ainsi, la SHQ a modifié son cadre d'intervention en transférant la responsabilité des budgets à la Ville afin de lui permettre de gérer en fonction de critères adaptés à sa réalité et des orientations gouvernementales pour les programmes AccèsLogis, Rénovation Québec et Adaptation de domicile.

Conscient que la réalisation de logements sociaux est une priorité pour l'administration municipale, le BVG conclut que la Ville doit recevoir, de la part de la SHQ, le budget relatif au programme AccèsLogis et doit s'assurer que les organismes disposent du financement externe nécessaire.

Afin de ne pas exposer la Ville à des risques indus, des améliorations doivent être apportées en matière de suivi de projets, d'expertise des ressources, d'analyses financières et de gestion immobilière pour assurer la pérennité des projets. De plus, la gestion des projets pourrait être bonifiée par leur assujettissement au cadre de gouvernance des projets et des programmes d'actifs municipaux de la Ville.

Finalement, la Ville ayant déterminé des bénéfices attendus à l'égard du transfert des budgets et responsabilités, elle doit évaluer dans quelle mesure ceux-ci sont obtenus et favorisent la création de 12 000 logements abordables.

7.  Gestion des accès logiques (SIMON, PAIE, OASIS)

Dans l'ensemble, la Ville gère adéquatement les accès logiques aux applications SIMON, PAIE et OASIS. Les mécanismes de contrôle en place permettent de limiter les conséquences d'accès non autorisés ou non appropriés en plus de restreindre les risques de fraude ou de collusion. Par contre, elle devra surveiller davantage les transactions effectuées par des employés qui cumulent des tâches incompatibles et parfaire ses encadrements.

8.  Gestion du Bureau de projets

La direction du Bureau de projets du Service des technologies de l'information (STI) n'a pas mis en place l'encadrement nécessaire à une saine gestion de ses projets en TI à la Ville. En effet, des améliorations significatives sont nécessaires, notamment au chapitre des rôles et responsabilités, de la méthodologie de gestion de projets TI, de la formation, de la reddition de comptes ainsi que de la gestion de la capacité. Ces constats augmentent les risques que la qualité de la gestion des projets TI soit très inégale d'un projet à l'autre, que des projets TI comportent des lacunes importantes de sécurité, qu'ils ne répondent pas aux besoins des promoteurs, qu'ils entraînent d'importants dépassements de coûts ou qu'ils ne respectent pas les échéanciers prévus. Rappelons que 99 projets sont prévus au programme triennal d'immobilisations 2020-2022, avec un budget qui varie entre 83 M$ et 89 M$ pour chacune de ces trois années.

9.  Gestion de l'informatique grise

Le concept de l'informatique grise s'étend, sans s'y limiter, à l'utilisation d'outils ou d'applications inconnus du STI de la Ville. L'utilisation de l'informatique grise est généralement symptomatique de la tendance des utilisateurs à croire que leur Direction des TI ne répond pas suffisamment à leurs besoins.

La Ville n'a pas mis en place de mécanismes de contrôle pour assurer une saine gestion de l'informatique grise. Sans gouvernance ni processus de détection de l'information grise, la Ville n'a ainsi qu'une connaissance partielle de son utilisation par les unités d'affaires et ne peut donc pas en gérer les risques associés. Ces observations, jumelées au fait que la Ville affiche un retard dans la livraison de ses projets technologiques, viennent augmenter la probabilité que les unités d'affaires se tournent vers des solutions de l'informatique grise.

Suivi des recommandations

Qu'il s'agisse d'audit de performance et des TI ou d'audits d'états financiers, le taux de mise en oeuvre dans la première année de suivi des recommandations par les unités d'affaires a continué de régresser, et ce, malgré la mise en place de mécanismes de suivi par le Contrôleur général et le comité de vérification de la Ville.

En ce qui concerne plus particulièrement l'audit de performance et des TI, outre le fait que le taux d'implantation des recommandations n'est pas atteint par les unités d'affaires dans les délais prévus, la vérificatrice générale constate que la proportion des recommandations réglées par rapport à celles prévues à la suite de la première année de suivi est en diminution depuis 2016, passant de 41 % en 2016, à 32 % en 2017, puis à 27 % en 2018.

La situation est similaire du côté des audits financiers. Le rapport montre que la proportion des recommandations réglées par rapport à celles prévues à la suite de la première année de suivi est en diminution depuis 2016, passant de 45 % en 2016, à 20 % en 2017, puis à seulement 8 % en 2018. Durant l'exercice 2020, lorsque tous les mécanismes de contrôle auront été implantés par le Contrôleur général, le BVG a bon espoir que le taux de mise en oeuvre des recommandations s'améliorera. La vérificatrice générale réitère sa recommandation à l'administration municipale d'établir des indicateurs de performance pour mesurer le degré d'implantation des recommandations incluses dans les rapports d'audit du vérificateur général et d'en effectuer le suivi.

Rapport préélectoral

Le 19 août 2019, le conseil municipal a adopté la résolution CM19 0930, mandatant le BVG d'auditer le rapport préélectoral qui sera produit par l'administration municipale en juin 2021 et de remettre son rapport au plus tard le 23 septembre 2021. Rappelons que le dossier a été évoqué publiquement pour la première fois en janvier 2018.

La vérificatrice générale mentionne, dans son rapport, qu'elle a dû intervenir à quelques reprises, notamment auprès du conseil municipal et de l'administration municipale quant à l'avancement de ce dossier. La vérificatrice générale souligne que son bureau doit s'assurer qu'il pourra réaliser ce mandat en conformité avec les normes canadiennes pour les missions de certification du Conseil des normes et de certification de CPA Canada. Elle doit également prendre toutes les précautions nécessaires, comme prescrit par la LCV, afin que ce mandat ne contrevienne pas à la réalisation de ses obligations principales et à son indépendance.

Comme indiqué dans la mise en contexte du budget 2020, le « rapport préélectoral sera un nouvel outil de transparence budgétaire qui s'ajoutera au processus budgétaire 2021-2022 » et « ce rapport vérifié, déposé avant les élections, permettra aux partis politiques municipaux de présenter des programmes qui concordent avec la situation financière de la Ville ».

Ainsi, ce rapport qui renseignera les élus de tous les partis politiques sur la situation financière de la Ville doit être utile et répondre à la demande du conseil municipal. À cet effet, la vérificatrice générale considère que le modèle de ce rapport doit être présenté par le Service des finances au conseil municipal pour approbation.

Reddition de comptes

La vérificatrice générale souligne qu'au cours des quatre dernières années, plusieurs des rapports d'audit de performance du BVG font état de recommandations visant à une amélioration de la reddition de comptes. Elle rappelle que le BVG a formulé à ce sujet 34 recommandations contenues dans 22 rapports d'audit de performance sur un total de 37, soit dans près de 60 % des rapports émis entre 2016 et 2019. Au moment de produire son rapport, seulement 7 recommandations avaient été mises en place.

Or, la reddition de comptes renseigne sur les objectifs de la municipalité et mesure les résultats obtenus à cet égard. Elle permet de faire un bilan par rapport aux engagements stratégiques de la Ville, de divulguer des informations pertinentes et ainsi d'en informer adéquatement tous les élus et les citoyens. Une bonne reddition de comptes réalisée en temps opportun permet d'avoir une meilleure vision des opérations, de prendre des décisions plus éclairées et, par conséquent, d'apporter les correctifs nécessaires pour l'atteinte des engagements de la Ville envers les citoyens en plus de les rassurer sur la gestion des fonds publics.

À propos du BVG

Le Rapport du vérificateur général de la Ville de Montréal pour l'exercice terminé le 31 décembre 2019 est disponible à l'adresse suivante : bvgmtl.ca. À noter que l'onglet Voir dernier rapport renvoie au rapport complet et que, pour obtenir le rapport par section, il faut cliquer sur Nos rapports > Rapports annuels > 2019.

SOURCE Ville de Montréal - Bureau du vérificateur général