Les professionnels de la paie fêteront (enfin) le Nouvel An cette année

Le travail de représentation de l'Association canadienne de la paie a rendu possible
la politique de paiement sur production pour le versement final annuel des retenues

TORONTO, le 10 déc. 2019 /CNW/ - Jusqu'à cette année, les professionnels canadiens de la paie n'avaient jamais vraiment pu profiter pleinement des festivités du Nouvel An, que ce soit en sablant le champagne, en admirant des feux d'artifice ou en participant autrement aux réjouissances. Pour ceux à l'emploi des grandes organisations du pays tout particulièrement, le passage à la nouvelle année était plutôt synonyme de stress. 

Mais il en va autrement cette année, grâce au travail de représentation effectué par l'Association canadienne de la paie. À la suite d'une annonce sur la nouvelle politique de paiement sur production de l'Agence du revenu du Canada, les employeurs admissibles ont maintenant jusqu'à la fin de février pour effectuer le versement de rapprochement final annuel. L'Association canadienne de la paie salue l'initiative de l'ARC, qui démontre l'importance d'un tel changement et marque un pas dans la bonne direction. 

« Les professionnels de la paie s'assurent que toutes les paies sont traitées avec exactitude et versées dans les délais prescrits, souligne Peter Tzanetakis, président de l'Association canadienne de la paie. En plus de devoir travailler pendant les Fêtes, les professionnels de la paie à l'emploi des grandes organisations devaient bien souvent surévaluer le montant des retenues sur les avantages imposables. »

« La nouvelle politique de paiement sur production est bienvenue et permettra aux professionnels de la paie des grandes organisations de respirer un peu. Avant cette année, nous devions faire en sorte que le versement final des retenues ait lieu dans les trois jours suivant le dernier jour de paie de l'année, ce qui tombait presque toujours juste après le jour de l'An », explique Deirdre Joachim, membre du Conseil consultatif des relations avec le gouvernement fédéral de l'Association canadienne de la paie représentant les banques canadiennes, et professionnelle principale de la paie pour le Groupe Banque TD.

L'obligation de traiter les données de fin d'année à partir d'hypothèses et d'estimations entraînait d'importants coûts pour les organisations. En effet, une fois la nouvelle année entamée et le personnel de retour au travail, il fallait inévitablement rajuster le montant du versement. Il en résultait alors de coûteuses pénalités de retard avec intérêts (pouvant se chiffrer à des centaines ou à des milliers de dollars) ou encore la soumission d'une demande de remboursement d'un trop-payé, une tâche monopolisant beaucoup de temps et une démarche qui entraînait souvent des audits internes et du gouvernement.

« La nouvelle approche est avantageuse pour les employeurs canadiens, ajoute M. Tzanetakis. Les organisations pourront maintenant gérer efficacement leur processus de fin d'année, ce qui leur fera économiser des millions de dollars en intérêts, pénalités, salaires et autres frais administratifs. Par conséquent, les professionnels de la paie n'auront plus à choisir entre assurer l'exactitude du montant et voir au paiement du versement à temps. »

PROCHAINE ÉTAPE : HARMONISATION DES EXIGENCES
De nombreuses grandes organisations exercent leurs activités à l'échelle du Canada. Pour elles, il est crucial que les exigences réglementaires de l'ARC et de Revenu Québec soient harmonisées. Autrement, le risque de non-conformité augmentera, puisque les services de paie doivent composer avec de nombreux processus en parallèle.

À la suite de l'annonce du gouvernement fédéral, l'Association canadienne de la paie a donc encouragé le Québec à faire correspondre sa date d'échéance du versement avec celle de la politique de paiement sur production. Revenu Québec a alors annoncé la mise en place de mesures de tolérance permettant de reporter le versement final de l'année sans avoir à payer de pénalité. Les intérêts seront toutefois facturés à partir de la date d'échéance initiale du versement pour les employeurs dont la fréquence des versements est hebdomadaire ou bimensuelle, soit avant le 16 janvier.

Cette décision opportune de Revenu Québec fait état du tour de force que doivent réaliser les services de paie au cours de la période du Nouvel An. L'Association canadienne de la paie sera heureuse de poursuivre sa collaboration avec le gouvernement provincial pour l'harmonisation complète des exigences.

ADMISSIBILITÉ AU PAIEMENT SUR PRODUCTION
Pour être admissibles au paiement sur production exempt de pénalité et d'intérêts auprès de l'ARC, les employeurs doivent respecter les conditions ci-dessous.

• Le paiement du versement doit être :
• reçu par l'ARC au plus tard le dernier jour de février suivant l'année d'imposition durant laquelle les montants ont été ou auraient dû être déduits;
• inférieur à 1 % des versements annuels totaux (le versement total moins les montants impayés).
• L'employeur doit avoir un dossier de versement irréprochable en matière de paie, c'est-à-dire :
• qu'il n'a aucun versement en retard ou en souffrance pour l'année d'imposition visée;
• qu'il n'a pas fait l'objet d'une cotisation;
• qu'il a produit les feuillets T4 annuels au plus tard à la date limite.
• L'employeur est touché par l'une ou plusieurs des circonstances suivantes :
• des employés reçoivent une rémunération à base d'actions;
• certains employés vivent dans une autre administration fiscale;
• des renseignements de tiers sont requis pour effectuer une déclaration exacte des montants liés aux avantages imposables, comme les assurances ou les dépenses relatives à l'utilisation d'un véhicule fourni par l'employeur.

Si le versement final est égal ou supérieur à 1 % des versements annuels totaux, la politique de paiement sur production ne s'applique pas et des pénalités seront imposées aux versements en retard.

Pour aider les employeurs et les professionnels de la paie à déterminer si leur organisation est admissible à cette politique, l'Association canadienne de la paie a créé un outil accessible à www.paie.ca.

À PROPOS DE L'ASSOCIATION CANADIENNE DE LA PAIE
Au Canada, 1,5 million d'employeurs comptent sur les spécialistes de la paie pour assurer le versement exact et à temps de 970 milliards de dollars de salaires et d'avantages imposables et de 324 milliards de dollars de retenues obligatoires, tout en se conformant à plus de 200 exigences réglementaires fédérales et provinciales. En tant que source faisant autorité en matière de connaissances sur la paie canadienne, l'Association canadienne de la paie favorise la conformité de la paie au moyen de la représentation et de la formation. Pour obtenir plus d'information sur l'Association canadienne de la paie, consultez paie.ca.

SOURCE Association canadienne de la paie